Comme dans la plupart des activités économiques, le chiffre d’affaires des activités servicielles se décompose selon par le volume de temps vendu et par le prix auquel ces temps sont vendus.
Les charges encourues par un cabinet de conseil, d’expertise comptable ou une ESN sont particulièrement lisibles et prévisibles : il s’agit souvent à 80-90% de salaires et pour le complément, de frais généraux, souvent récurrents.
Dès lors, le chiffre d’affaires reste le principal aléa et le principal indicateur suivi par ces entreprises.
En contrôle de gestion, plus que la mesure en soi du chiffre d’affaires, on s’attachera à suivre en permanence deux indicateurs, les plus importants : le taux de chargeable et le taux de recouvrement.
Le taux de chargeable, ou taux d’activité (facturable), pour suivre l’activité en volume
Mesurer les temps non facturables
Tous les gestionnaires dans ces environnements de services savent que leur collaborateurs ou consultants ne produisent pas 100% de leur temps.
On parle de taux de chargeable, ou taux d’activité facturable, pour définir le quotient entre :
- le total des heures (ou jours) considérées comme facturables à un client
- et le total des heures (ou jours) travaillées.
Il existe différentes natures d’activités non facturables qui viennent abaisser ce taux de chargeable :
- La formation
- Le temps administratif général ou de projet interne
- Le temps passé dans la démarche commerciale
- Dans certains domaines, le temps d’intercontrat, à savoir le temps d’inactivité entre deux missions.
- …
En pratique donc, les collaborateurs d’un cabinet d’expertise comptable par exemple peuvent présenter des taux de chargeable entre :
- 90% (pour les collaborateurs les plus juniors qui n’ont pas d’autre attribution que l’activité facturable en tant que telle)
- et 50% voire moins, pour les associés, sur lesquels reposent les prérogatives commerciales, de management et de structuration du cabinet.
Budgéter les taux de chargeable et suivre les écarts réel vs. budget
Plus que la mesure des taux d’activité facturable dans l’absolu, il est primordial de procéder à un suivi entre leur valeur au budget et leur valeur réelle.
En effet, lors de l’établissement d’un budget, on fixera des taux d’activité qui détermineront l’objectif de chiffre d’affaires (qu’il soit individuel ou global).
Au fur et à mesure de la saisie des temps par ce collaborateur et à son analyse, on mesurera le taux de chargeable réel, et toute divergence par rapport au taux budget expliquera une partie de l’écart de chiffre d’affaires : l’effet volume.
Ainsi, on comprends qu’il est essentiel de procéder à une mesure de l’écart standard-réel du taux d’activité facturable. C’est l’indicateur qui permettra de définir l’effet volume dans la variation entre le chiffre d’affaires budget et le chiffre d’affaires réel.
Le taux de réalisation : la mesure de l’atteinte des objectifs de prix
Pour bien comprendre cette notion, il est plus simple de considérer un exemple.
Le tableau ci-dessous présente les temps valorisés passés sur un dossier.
Nombre d’heures | Prix unitaire (budget) | Temps valorisés | |
Associé | 3 | 100 € | 300 € |
Collaborateur | 19 | 35 € | 665 € |
Total | 22 | 965 € |
Si par hypothèse le prix de la mission décrite dans l’exemple est de 900 €, alors le taux de réalisation est de 900 / 965 = 93 %
Si à l’inverse, le prix est de 1.000 €, alors le taux de réalisation est de 104% (1.000 / 965).
Un taux de réalisation supérieur à 100% indique une mission en boni. Une mission en mali présentera un taux de réalisation inférieur à 100%.
Dès lors, au global de votre organisation, vous pouvez (devez !) mesurer dans quelle mesure vous arrivez à tenir vos objectifs de prix.
Vous pourrez ainsi rationaliser finement les écarts entre le chiffre d’affaires que vous avez budgété pour votre exercice et le chiffre d’affaires réel.
Conclusion : quand taux de chargeable et taux de réalisation vont, tout va !
Nous l’avons introduit en début d’article : vous connaissez assez bien vos charges, dès le début de votre exercice.
Votre principale préoccupation est d’être au niveau de chiffre d’affaires attendu.
Et pour vous en assurer tout en rationalisant la sur ou la sous performance, vous n’avez besoin que de deux indicateurs, disponibles en temps réel dans un bon environnement de gestion :
- Le taux de chargeable
- Le taux de réalisation.
Un bon contrôle de gestion vous permettra de mettre en évidence ces indicateurs selon tous les axes que vous souhaitez analyser (par personne, par service, par agence, par métier,…).