Dans un monde où les outils numériques évoluent rapidement, il est tentant de vouloir changer de logiciel pour optimiser la gestion interne d’un cabinet d’expertise comptable.
Cependant, bien que l’idée d’un nouveau logiciel puisse sembler attrayante, elle n’est pas nécessairement la meilleure approche pour améliorer la gestion des missions et des données.
Avant de se lancer dans une migration coûteuse et risquée, il est crucial de comprendre que la plupart des cabinets disposent déjà des bases nécessaires pour optimiser leur gestion interne, sans changer de logiciel.
1. La richesse des données dans les logiciels existants
Il est important de souligner que la plupart des logiciels utilisés dans les cabinets comptables s'appuient sur des structures de données similaires.
Quel que soit le logiciel utilisé, les informations collectées reposent souvent sur des données de base communes telles que :
- Temps de travail des collaborateurs
- Missions en cours ou terminées
- Factures émises
Ces trois éléments constituent l'essentiel des données exploitées pour gérer les processus internes dans un cabinet d’expertise comptable.
Changer de logiciel ne changera pas a priori la richesse de ces données. Dans tous les cas pas sans créer de nouvelles tâches pour les utilisateurs.
Si l’on dispose déjà de ces informations, les optimiser ne nécessite pas forcément de modifier tout l’environnement logiciel.
En d'autres termes, les données en place dans la plupart des cabinets sont déjà suffisamment complètes pour permettre une gestion efficace, et le simple fait de changer de logiciel n’augmentera pas leur qualité ou leur utilité.
2. Les risques d’une migration logicielle : des coûts élevés et des perturbations
Les migrations logicielles sont souvent perçues comme un moyen d’améliorer la productivité ou de résoudre des problèmes liés à la gestion interne.
Toutefois, elles comportent aussi des risques importants, en particulier dans un cabinet d’expertise comptable, où la rigueur et l'efficacité sont primordiales. Voici les principaux inconvénients à envisager avant de changer de logiciel :
- Coûts élevés : Migrer vers un nouveau logiciel engendre des frais importants, non seulement pour l'achat du logiciel, mais aussi pour la formation des équipes et l'intégration des données. Cela peut rapidement représenter un investissement significatif pour le cabinet.
- Temps de formation : Les collaborateurs doivent non seulement apprendre à maîtriser un nouvel outil, mais également s’adapter à une nouvelle organisation du travail. Ce temps de formation peut engendrer une baisse de productivité à court terme.
- Désorganisation interne : Les migrations logicielles peuvent provoquer des dysfonctionnements temporaires dans la gestion des missions et des données, affectant la qualité du service rendu aux clients et générant du stress pour les équipes.
Plutôt que de se lancer dans une migration incertaine, il est parfois plus pertinent d'optimiser l’existant en utilisant des solutions complémentaires.
Comme le dit le proverbe : "On sait ce qu'on perd, mais on ne sait pas ce qu'on gagne."
En effet, la promesse d’une meilleure gestion interne grâce à un nouveau logiciel peut ne pas se matérialiser, et le cabinet pourrait perdre en efficacité pendant la période de transition.
3. Compléter l’existant avec des solutions de business intelligence
Plutôt que de bouleverser tout l’écosystème logiciel, il est souvent plus judicieux de compléter les outils existants avec des solutions de business intelligence.
Ces solutions permettent d'exploiter pleinement les données déjà en place, sans devoir repartir de zéro.
Peeramid, par exemple, est une solution qui s'intègre aux logiciels déjà utilisés dans les cabinets d'expertise comptable et qui permet de valoriser les données collectées (temps de travail, missions, factures) pour en tirer des informations exploitables.
Le dernier kilomètre de la donnée
Le véritable enjeu pour les cabinets comptables n’est pas d’augmenter la quantité de données, mais bien d'exploiter ces données de manière intelligente et efficace.
Peeramid offre une couche de business intelligence qui aide à transformer les données brutes en indicateurs de performance concrets.
Grâce à cette approche, les cabinets peuvent :
- Visualiser facilement les données sous forme de tableaux de bord personnalisés
- Suivre la rentabilité des missions en temps réel
- Optimiser la répartition du temps des collaborateurs
- Améliorer l’ensemble du contrôle de gestion
Ainsi, il devient possible de tirer parti des informations déjà présentes dans les systèmes existants, sans avoir à gérer les perturbations causées par une migration logicielle.
Cette approche complémentaire permet non seulement de gagner en efficacité, mais aussi de motiver les équipes en leur offrant un environnement de travail plus ludique et stimulant.
Conclusion
Avant de déclencher un changement radical de logiciel, il est essentiel de réfléchir aux conséquences et de peser les avantages d'une solution moins engageante.
Changer de logiciel peut sembler être une solution miracle, mais en réalité, une grande partie des cabinets d'expertise comptable dispose déjà de bases solides en termes de gestion interne.
Les solutions de business intelligence permettent de compléter l'existant de manière beaucoup plus fluide, en réduisant les risques liés à une migration et en offrant souvent des résultats supérieurs.
Peeramid est une solution qui permet de décupler la puissance des données déjà présentes dans le cabinet sans avoir à bouleverser les systèmes en place.
Avec un environnement plus ludique et des tableaux de bord intuitifs, Peeramid transforme la gestion des données en un processus stimulant et engageant pour les équipes.
En optimisant la gestion interne sans avoir à tout changer, Peeramid offre aux cabinets une véritable alternative aux migrations coûteuses et risquées.