Comprendre. Voilà la promesse, simple et attrayante, de la Business Intelligence (BI).
Quoi de plus légitime que de mobiliser ses données pour mieux comprendre son business ?
Si le terme anglo-saxon est plus vendeur, pour une fois son équivalent français, bien qu’assez désuet, est plus pertinent : “Informatique Décisionnelle”.
Parce que c'est bien cela l'objectif final : faciliter et rationaliser la prise de décision grâce à des données factuelles.
Une bonne BI doit permettre de décider :
- Rapidement
- De manière éclairée
- Sans biais émotionnel
- Avec une justification solide, avant et après coup
Mais voilà le piège : trop d'entreprises se perdent dans la BI gadget.
Des indicateurs qui font joli, des graphiques qui impressionnent... mais au final, une surcharge d'informations qui brouille la prise de décision au lieu de l'éclairer.
Alors, comment concevoir un tableau de bord vraiment efficace ?
Commencez par la fin : Une approche pragmatique de la BI
La construction d'un bon tableau de bord commence par la fin : les décisions que vous devez prendre.
Trop souvent, les entreprises construisent leurs dashboards en accumulant des indicateurs sans se demander à quoi ils servent concrètement.
Voici la bonne méthode :
- Lister les décisions clés que vous devez prendre régulièrement.
- Identifier les circonstances qui déclencheraient ces décisions.
- Définir les indicateurs qui permettent de mesurer ces circonstances.
- Attribuer un responsable à chaque indicateur pour assurer son suivi et son exploitation.
Si un indicateur ne sert à aucune décision concrète, il n'a pas sa place sur votre tableau de bord.
Pourquoi les gadgets envahissent les dashboards ?
L'illusion du contrôle
Un tableau de bord chargé donne l'impression d'avoir une vision complète sur son activité. Mais en réalité, trop d'informations noient l'essentiel et ralentissent la prise de décision. En essayant de tout suivre, on finit par ne plus voir ce qui compte réellement.
Le biais du suivi exhaustif
Vouloir tout mesurer semble être une bonne idée, mais c'est un piège. Accumuler des données qui ne mènent à aucune action concrète ne fait que compliquer l'analyse. Un bon tableau de bord doit être épuré et pertinent pour permettre une lecture rapide et efficace.
L'absence d'un lien clair entre indicateurs et actions
Un KPI pertinent est un KPI actionnable. Si une variation de l'indicateur ne mène à aucune action immédiate, alors il n'apporte pas de valeur. La meilleure façon d'éviter cet écueil est d’associer à chaque KPI une réponse prédéfinie, permettant d'agir immédiatement.
Comment structurer un tableau de bord efficace ?
1. Identifier les indicateurs actionnables
Posez-vous toujours cette question : Que vais-je faire si cet indicateur change ?
Si la réponse n'est pas évidente, l'indicateur est probablement un gadget.
2. Limiter le nombre de KPIs
Un tableau de bord efficace ne doit contenir que 5 à 7 indicateurs clés par pôle. Trop d'indicateurs rendent l'analyse illisible. Il est préférable d’avoir quelques KPIs stratégiques bien choisis que des dizaines de chiffres inutilisables.
3. Automatiser les alertes
Plutôt que de dépenser du temps à consulter des tableaux de bord surchargés, mettez en place des alertes qui signalent les dépassements de seuils critiques. Cela permet d'optimiser le temps de pilotage et de ne réagir que lorsque c'est nécessaire.
Application concrète dans les cabinets comptables et ESN
L’exemple ci dessous relie une dizaine d’actions potentielles à un indicateur.
Toutes les décisions peuvent (doivent) être reliée à un ou plusieurs indicateurs qui, pris individuellement ou conjointement, permettront de déterminer l’action à engager, comme par exemple :
- Émettre une facture complémentaire
- Démissionner d’un mandat
- Revoir sa grille de prix
- Recruter
- ….
En partant de ces décisions, on peut construire un tableau de bord épuré et efficace, en supprimant tout ce qui ne sert pas directement à prendre des mesures correctives.
Conclusion : Vers une BI utile et actionnable
Un bon tableau de bord ne se mesure pas à son esthétique ou au nombre d'indicateurs affichés, mais à sa capacité à faciliter la prise de décision. Pour éviter la BI gadget :
- Commencez par les décisions, pas par les données.
- Supprimez tout indicateur qui ne sert à rien.
- Mettez en place des alertes plutôt que des suivis permanents.
- Revoyez régulièrement vos KPIs pour les adapter aux enjeux réels.
Votre BI doit être un levier de décision, pas un simple outil de reporting. Une bonne gouvernance des données et une réflexion sur l'utilité de chaque KPI feront la différence entre un tableau de bord utile et un simple affichage d'informations sans impact concret.