La gestion interne des cabinets d'expertise comptable est une tâche à la fois cruciale et complexe. L'externalisation de cette fonction est une solution efficace, économique et adaptable aux besoins spécifiques de chaque cabinet.
Le besoin est homogène dans l’ensemble des cabinets d’expertise comptable
Les cabinets d'expertise comptable, bien que chacun ait ses spécificités, partagent des problématiques de gestion similaires.
Ainsi, les enjeux de pilotage interne sont comparables d'une structure à l'autre.
Les cabinets cherchent généralement à :
- Améliorer la rentabilité des missions en surveillant les budgets et en analysant les boni/mali.
- Produire des rapports périodiques, comme des excédents bruts d’exploitation (EBE) mensuels par métier.
- Mesurer la productivité des équipes en suivant les temps travaillés et les missions réalisées.
- Analyser les encours de production pour ajuster les priorités et optimiser les processus.
- Gérer la sous-traitance interne pour mieux allouer les ressources.
Pour accomplir cela, les cabinets s’appuient sur trois grandes sources de données :
- la saisie des temps,
- la liste des missions et des collaborateurs,
- et le journal de facturation.
Ces informations sont traitées de manière similaire dans la majorité des cabinets, ce qui permet de standardiser et d'automatiser une grande partie de l’analyse.
Ainsi, plutôt que de réinventer la roue, l'externalisation de cette fonction à un spécialiste comme Peeramid permet de bénéficier de processus déjà optimisés pour répondre à ces enjeux communs.
Parce que c’est un métier de spécialiste
S’il y a un certaine communauté de problématiques, l’exercice n’en reste pas moins complexe.
Il l’est d’autant plus lorsque ce rôle interne est pris “en plus” par l’un des associés expert comptable.
En effet, le manque de temps à consacrer au sujet est l’une des raisons principales des défauts qui peuvent être rencontrés dans les dispositifs de gestion interne des cabinets de taille modeste (d’après notre benchmark, on rencontre des personnes dédiés, comme un contrôleur de gestion, généralement à partir de 70-80 collaborateurs).
En plus de ce manque de temps, la difficulté de l’exercice s’explique aussi par la très grande atomisation de l’information dans les cabinets d’expertise comptable.
Il faut réussir à la fois à synthétiser et à rendre suffisamment précis et actionnable des informations qui disséminées et la résultante :
- d’une pluralité de métiers et d’associés
- des dizaines voire centaines de contributions individuelles des collaborateurs
- de centaines de clients
- de milliers de missions
- …
Cette atomisation de l’information nécessite de solides compétences de contrôle de gestion et de data analyst, de même qu’une fine compréhension des organisations de la nature d’un cabinet d’expertise comptable.
Une combinaison de compétences qui n’est pas si commune que cela.
C’est à notre avis un métier de niche sur lequel une ultra spécialisation permet de très substantiels gains de productivité.
Parce que c’est beaucoup moins cher
On arrive donc à l’aspect économique du sujet.
Comme la plupart des tâches très techniques mais en grande partie automatisable, le contrôle de gestion en cabinet d’expertise comptable se prête parfaitement à l’externalisation.
En effet, la feuille de route d’un contrôleur de gestion en cabinet répond à ces deux caractéristiques :
- d’un côté nous l’avons vu au point n°2, la tâche est assez complexe
- de l’autre, comme vu au point n°1, les logiques sont suffisamment stables et communes pour automatiser en grande partie la production de l’information pour se concentrer sur l’analyse.
Le principe de l’externalisation de fonction est d’aller chercher de manière ciblée la compétence dont on n’a pas l’utilité en permanence.
Recruter un contrôleur de gestion à temps plein coûte assez facilement 60-70k€ chargés (en 2024).
Le caractère automatisable de la production des chiffres et des analyses ne nous semble pas justifier une telle dépense avant une taille très importante de cabinet, lorsque la partie “analyse” seule permet d’occuper à 100% un contrôleur de gestion.
Il est tout à fait possible de s’assurer les mêmes bénéfices pour des budgets beaucoup moins significatifs (entre 7 et 10 fois moins importants) en ayant recours à l’externalisation de cette fonction auprès d’une structure spécialisée comme l’est Peeramid.
Parce qu’il y a un Retour sur Investissement (ROI) important
La fonction de contrôleur de gestion, en entreprise comme en cabinet, est un poste sur lequel l’employeur doit avoir un retour sur investissement (direct ou indirect), sinon il n’y aurait pas intérêt.
Il est intéressant de noter qu’il y a un rapport entre le coût d’un contrôleur de gestion salarié et le chiffre d’affaires minimum des structures qui y ont recours.
Nous l’avons vu, la démarche est généralement mise en place à partir de 70 collaborateurs, ce qui correspond en moyenne à un chiffre d’affaires de 6-7m€, soit 1% du coût chargé du contrôleur de gestion.
C’est donc qu’en moyenne un dirigeant estime que le contrôleur de gestion peut optimiser à hauteur de 1% du chiffre d’affaires.
Tous les ans puisqu’il coût ce prix là tous les ans.
Notez qu’à notre avis :
- c’est beaucoup plus que 1%
- que ce n’est pas linéaire, notamment du fait que l’une des missions d’un contrôleur de gestion est la normalisation de la rentabilité d’un portefeuille client et qu’une fois cette normalisation effectuée, le ROI est moins évident.
Si donc il est établi que la fonction peut être exercée à moindre coût (par l’externalisation et le temps partagé) et que le bénéfice peut rester sensiblement le même, alors le ROI est décuplé.
On peut prendre l’exemple de plusieurs tailles de cabinets pour s’en convaincre, en comparant l’option du salariat dans le premier tableau à l’option de l’externalisation dans le second :
Option salariat | Cabinet A | Cabinet 2 | Cabinet 3 |
Chiffre d’affaires | 3 m€ | 5m€ | 10m€ |
Optimisation | 2% | 2% | 2% |
Optimisation valeur | 60k€ | 100k€ | 200k€ |
Coût | 60k€ | 60k€ | 60k€ |
ROI valeur | - | 40k€ | 140k€ |
ROI % | - | 66% | 233% |
Option Externalisation | Cabinet A | Cabinet 2 | Cabinet 3 |
Chiffre d’affaires | 3 m€ | 5m€ | 10m€ |
Optimisation | 1,5% | 1,5% | 1,5% |
Optimisation valeur | 45k€ | 75k€ | 150k€ |
Coût | 12k€ | 12k€ | 12k€ |
ROI valeur | 33k€ | 63k€ | 138k€ |
ROI % | 275% | 525% | 1.150% |
Dans cet exemple, on a par précaution minorer de 25% l’optimisation atteinte par un contrôleur de gestion externe par rapport à un contrôleur de gestion salarié, ce qui est être très conservateur.
On se rend bien compte que :
- là où il n’existait pas de ROI possible, pour la plupart des cabinets de petite taille, il existe un ROI important
- que même là où il existait un ROI, pour les cabinets plus significatif, le ROI est décuplé.
Conclusion
L’externalisation du contrôle de gestion interne dans les cabinets d’expertise comptable est une solution parfaitement adaptée pour professionnaliser sa démarche de façon dérisquée car le ROI est beaucoup plus significatif qu’en cas de recours à un recrutement à temps plein.
Notez également que l’externalisation permet de capitaliser sur les enseignements issus de l’expérience de certaines problématiques préalablement rencontrées dans d’autres cabinets. Concrètement, lorsqu’une situation se présente dans une cabinet, il est hautement probable qu’elle se soit déjà présentée dans d’autres cabinets avant et que la réponse ait déjà été documentée par votre contrôleur de gestion externalisé.