Introduction
La saisie des temps est souvent perçue comme une simple corvée administrative. En réalité, elle présente un potentiel analytique inégalable pour les entreprises de services.
Au-delà de son rôle dans la facturation et la gestion des ressources, elle offre des éclairages précieux pour l'optimisation stratégique des processus internes. En exploitant judicieusement leurs données, les cabinets peuvent non seulement améliorer leur efficacité opérationnelle mais aussi leur rentabilité globale.
Pourquoi est-ce un outil analytique puissant ?
La saisie des temps fait plus que simplement enregistrer les heures travaillées; elle crée une base de données riche qui peut être analysée pour obtenir des informations stratégiques sur plusieurs aspects du fonctionnement d'une organisation :
- Mesure de la rentabilité : La saisie des temps aide à calculer et améliorer la rentabilité des différents services offerts par le cabinet, en fournissant une vue claire de la contribution de chaque individu, projet ou client à la marge globale.
- Optimisation des coûts et de la tarification : Les données issues de la saisie des temps permettent une analyse détaillée des coûts associés à chaque projet, facilitant ainsi une tarification plus précise qui reflète la valeur réelle du travail effectué.
- Analyse de la productivité : En examinant le temps consacré par les employés sur divers projets, les cabinets peuvent identifier les patterns de travail, mesurer l'efficacité des pratiques actuelles, et repérer les domaines nécessitant des améliorations ou une restructuration.
- Planification et prévisions : Les tendances et modèles extraits des données historiques de temps aident à mieux prévoir les besoins futurs en ressources et à planifier les budgets de manière plus précise, en se basant sur des preuves plutôt que sur des suppositions.
Comment maximiser le potentiel analytique de la saisie des temps ?
Pour que la saisie des temps serve efficacement d'outil analytique, les cabinets doivent adopter une approche structurée. Voici quelques pratiques recommandées :
1. Définir le modèle analytique cible
Votre modèle de données peut comporter jusqu’à 3 sources de segmentation analytique :
Au global de ces 3 sources, un modèle peut présenter jusqu’à une dizaine d’axes analytiques qui seront autant d’angles par lesquels le contrôle de gestion pourra être abordé.
2. Former et impliquer le personnel
L'efficacité de la saisie des temps comme outil analytique dépend largement de la précision et de la régularité avec lesquelles les données sont saisies.
Il est donc crucial de former le personnel non seulement à l'utilisation du système mais aussi à comprendre l'importance de leur contribution aux données.
Pour ce faire, nous encourageons fortement d’expliquer à quoi servent ces données, et de présenter régulièrement certaines des analyses que la saisie des temps permet afin d’illustrer le caractère primordial de l’engagement de tous.
3. Établir des règles claires et précises
Définir des directives précises pour la saisie des temps assure la cohérence et la complétude des données. Les règles doivent spécifier quels types d'activités doivent être enregistrés, à quelle fréquence, et comment les données doivent être revues et validées.
Voir ici notre article sur le Management de la saisie des temps.
4. Analyse régulière et adaptation des stratégies
Les données de temps doivent être régulièrement analysées pour en tirer des insights actionnables. Cela implique de réviser périodiquement les procédures et les stratégies en place et de les ajuster en fonction des résultats des analyses pour continuer à améliorer les processus internes.
Conclusion
La saisie des temps est bien plus qu'une simple mesure de conformité ou un outil de facturation. C'est un puissant instrument analytique qui, correctement exploité, peut révolutionner la gestion interne des entreprises de services. En fournissant une visibilité en temps réel sur les opérations, elle permet une prise de décision basée sur des données, aboutissant à une gestion plus stratégique des ressources, une amélioration continue des processus et, ultimement, à une augmentation significative de la rentabilité.
Pour une approche complète de la mise en place d’une démarche de contrôle de gestion, téléchargez notre livre blanc.