Dans la gestion interne d’un cabinet d’expertise comptable, la sous-activité est une problématique souvent sous-estimée mais aux effets potentiellement destructeurs sur la rentabilité.
Elle se définit comme l’écart valorisé entre l’activité normative budgétée (ce qui était prévu) et l’activité réelle (ce qui a été effectivement réalisé).
Cet écart a des répercussions non seulement sur la gestion des ressources humaines, mais surtout sur les performances financières du cabinet.
Dans cet article, nous allons explorer ce concept en profondeur et expliquer pourquoi la sous-activité représente un sujet sérieux pour les cabinets d'expertise comptable.
Qu’est-ce que la sous-activité ?
La sous-activité se manifeste lorsque les équipes d’un cabinet ne réalisent pas le volume d’activité prévu ou budgété.
En d’autres termes, l’activité réelle des collaborateurs est inférieure à celle qui avait été planifiée dans le cadre du contrôle de gestion.
Il est essentiel de comprendre que cette sous-activité est valorisée : elle se traduit par une perte économique pour le cabinet, car elle fait apparaître un déséquilibre entre les coûts réels engagés et le volume d’heures ou de prestations effectivement réalisées.
Sous-activité et rentabilité : tous vos calculs faussés
La sous-activité fausse le calcul de la rentabilité, et c’est là que se situe le principal danger.
En effet, dans un cabinet d’expertise comptable, les coûts fixes, principalement constitués des rémunérations, sont habituellement répartis sur un volume d'heures budgétées. Lorsque le volume réel est inférieur à celui qui était prévu, ces coûts fixes restent les mêmes mais sont répartis sur un nombre d’heures trop faible. Cela conduit à une sous-estimation des coûts par mission ou client.
Prenons un exemple concret.
Un cabinet prévoit que ses collaborateurs réaliseront 1 000 heures de travail pour une période donnée. Les salaires et charges sociales des équipes sont calculés sur cette base. Cependant, si l’activité réelle ne représente que 800 heures, les mêmes coûts fixes doivent être répartis sur ce volume réduit.
Résultat : les coûts par heure augmentent, et la rentabilité de chaque mission ou projet est dégradée, même si cela n’apparaît pas immédiatement dans les calculs.
Pourquoi la sous-activité est-elle dangereuse pour un cabinet ?
La sous-activité présente plusieurs risques pour les cabinets d’expertise comptable :
1. Fausses impressions de rentabilité
Lorsque les coûts sont répartis sur un volume d’heures ou de projets supérieur à la réalité, cela donne l’impression que les missions sont plus rentables qu’elles ne le sont réellement. Les données de contrôle de gestion sont faussées, ce qui peut entraîner des décisions stratégiques basées sur des informations incorrectes. Cela inclut la mauvaise allocation des ressources ou le fait de sous-estimer les ajustements nécessaires pour redresser la situation.
2. Perte de compétitivité
La sous-activité fragilise également la compétitivité d’un cabinet sur le marché. En faussant le calcul de la rentabilité, elle peut masquer des problèmes de productivité ou de gestion des ressources humaines. Cela peut entraîner une sous-utilisation des compétences disponibles, ce qui affecte la capacité du cabinet à répondre efficacement aux demandes de ses clients ou à générer de nouvelles opportunités d’affaires.
3. Risque de malaise organisationnel
Le phénomène de sous-activité peut créer des tensions internes. Les collaborateurs peuvent être tentés de sous-évaluer leur temps de travail pour ne pas dégrader les chiffres de rentabilité. Cela peut également conduire à un déséquilibre dans la répartition des tâches et des charges de travail, avec certaines équipes en surcharge et d'autres en sous-activité, créant des frustrations et un manque d’engagement.
4. Perte de chiffre d’affaires
La sous-activité peut également entraîner une baisse du chiffre d’affaires global du cabinet. Si les collaborateurs ne réalisent pas le nombre d’heures prévu, cela signifie que le volume de facturation diminue, impactant directement les revenus du cabinet. La baisse de productivité provoquée par la sous-activité peut également entraîner des dépassements de délais, ce qui affecte la satisfaction des clients et la réputation du cabinet.
Les causes de la sous-activité
Il est essentiel d'identifier les causes de la sous-activité pour mieux la prévenir et y remédier. Parmi les causes courantes, on retrouve :
- Mauvaise planification des ressources : Lorsque les missions ne sont pas correctement planifiées, le cabinet peut se retrouver avec un déséquilibre entre les équipes disponibles et le volume de travail réel.
- Variation saisonnière : Certaines périodes de l’année sont naturellement moins chargées pour les cabinets d’expertise comptable, comme l’été ou les mois postérieurs aux périodes fiscales.
- Absence de suivi en temps réel : Si le cabinet ne dispose pas d’outils de suivi des temps suffisamment précis, il peut ne pas identifier à temps la sous-activité.
Comment réduire l’impact de la sous-activité ?
Heureusement, il est possible de limiter l'impact de la sous-activité grâce à une gestion proactive et à des outils de contrôle de gestion adaptés.
1. Mettre en place un suivi précis des temps de travail
La première étape pour lutter contre la sous-activité est d'adopter un système de saisie des temps rigoureux et transparent. Cela permet de suivre en temps réel le travail des collaborateurs et de détecter rapidement les écarts entre l’activité budgétée et l’activité réelle. Un suivi précis des heures permet également d’ajuster la charge de travail avant que l’écart ne devienne trop important.
2. Réévaluer régulièrement le budget et les prévisions d’activité
Le contrôle de gestion doit être suffisamment flexible pour permettre des ajustements réguliers. Il est essentiel de réévaluer régulièrement les budgets et les prévisions en fonction des tendances observées, des nouvelles missions signées ou des départs de collaborateurs. Des révisions fréquentes permettent d’éviter que la sous-activité ne s’installe sur le long terme.
3. Réaffecter les ressources en fonction des besoins
Lorsque la sous-activité est détectée, il est important de réaffecter rapidement les ressources disponibles. Cela peut passer par une répartition plus équitable des tâches entre les collaborateurs ou par l’allocation des missions à des équipes sous-utilisées. Une gestion agile des ressources permet de maximiser l’utilisation des compétences et d’éviter les périodes prolongées de sous-activité.
Conclusion
La sous-activité, définie comme l’écart valorisé entre l’activité normative budgétée et l’activité réelle, représente un danger sous-estimé pour la rentabilité des cabinets d’expertise comptable.
Elle fausse les calculs de rentabilité en sous-estimant les coûts réels, créant ainsi une illusion de performance qui peut avoir des conséquences graves sur le long terme.
Pour éviter ce piège, il est essentiel de mettre en place des outils de saisie des temps et de contrôle de gestion précis, tout en adoptant une gestion proactive des ressources et des prévisions budgétaires.
Une gestion efficace de la sous-activité est cruciale pour garantir la rentabilité et la compétitivité d’un cabinet dans un environnement de plus en plus concurrentiel.