Il est tout à fait possible d’ébaucher en quelques minutes un budget analytique pour votre cabinet d’expertise comptable.
Si cela ne remplace pas l’exercice approfondi de budgétisation, cela permet de réaliser un premier jet très utile au pilotage de vos activités.
Décryptage !
Étape 1 : Recensez vos effectifs, leurs salaires et leurs rattachements analytiques
L’objectif de cette première étape est de documenter un tableau pour recenser l’intégralité de vos collaborateurs.
Ce tableau prendra la forme ci- dessous :
Salarié | Grade | Date arrivée | Date départ | Salaire brut annuel | Métier | Site | Heures contrat / an |
XYZ | Collab. | 01/01/2025 | - | 36.000 | Audit | A | 1.635 |
- les dates d’arrivée et de départ vont permettre de calculer un prorata temporis de présence sur la période.
- Ainsi dans l’exemple, si par hypothèse l’exercice budgété s’étend du 01/10/2024 au 30/09/2025, la charge salariale pour XYZ sera de 9/12ème de 36.000 € x (1+charge sociales) soit environ 37.800 €
De cette manière, vous aurez ventilé votre masse salariale sur 3 axes analytiques :
- le Grade
- le Métier
- le Site de rattachement
Étape 2 : Définir par grade les objectifs de prix et d’activité
Cette étape consiste à définir un prix de vente cible et un taux d’activité cible pour vos salariés, selon leur grade.
N’oubliez pas, le taux d’activité constitue avec le taux de réalisation (dont nous parlerons à l’étape 4) l’un des deux indicateurs qui constituent la pierre angulaire du contrôle de gestion en cabinet.
Ce 2ème tableau se présente essentiellement comme suit :
Grade | Taux horaire cible | Taux de chargeable cible |
Collab. senior | 50 € | 90 % |
Chef de mission | 70 € | 80 % |
Associé | 110 € | 50 % |
Pour chaque collaborateur, à partir de son grade, vous allez pouvoir calculer l’objectif de chiffre d’affaires induit par ces deux taux.
- On déduit qu’il est attendu qu’un collaborateur senior passe 90% de ses heures de présence en situation de production facturable et que chacune de ses heures soit facturée 50 € HT.
- Pour notre exemple XYZ, en retenant un volume contractuel de 1.645 heures annuelles et un prorata temporis de 9/12ème, on obtient un chiffre d’affaires cible de : 1.645 x 50€ x 9/12 x 90%= 55.519 €
En reproduisant ce calcul pour l’ensemble de vos effectifs, vous obtiendrez sur les mêmes axes analytiques votre objectif de chiffre d’affaires.
Et donc, en combinant les étapes 1 et 2, vous obtenez la marge brute disponible sur ces mêmes axes, en plus d’en disposez au niveau le plus qu’il soit puisque vous l’avez par collaborateur.
Pour notre collaborateur XYZ, cette marge cible est de 55.519 € - 37.800 € = 17.719 €
Étape 3 : Budgéter et ventiler vos frais généraux.
On touche déjà au but.
Il ne reste plus qu’à estimer vos frais généraux et à choisir les clés de répartition qui permettront de les ventiler.
Nous vous conseillons :
- de ventiler les frais généraux au prorata des heures facturables,
- de ne retenir que des clés simples (par opposition à des clés combinées) :
- Clé 1 : Tous les collaborateurs du cabinet indifféremment → pour la direction générale par exemple
- Clé 2 : Tous les collaborateurs d’un même site → pour le loyer des locaux par exemple
- Clé 3 : Tous les collaborateurs d’un même métier → pour des logiciels spécifiques à un métier par exemple.
Utilisez des sommes conditionnelles pour les calculs de prorata. Exemple :
Le collaborateur XYZ avec ses 1.645 heures à proratisées 9/12ème et chargeables à 90% produira environ 1.110 facturables. Si ce total représente 5% de la section audit, alors ce collaborateur se verra attribuer 5% des coûts répartis par la clé Métier-Audit.
Étape 4 : Ajuster votre chiffre d’affaires grâce au taux de réalisation
Vous avez produit votre Excédent Brut d’Exploitation (EBE) analytique budgété.
A présent, pour retravailler la cohérence d’ensemble, il ne vous reste qu’un seule levier à actionner.
En effet, votre degré de confiance dans les charges est normalement supérieur à celui que vous pouvez avoir dans le chiffre d’affaires que nous avons approché par la multiplication des heures facturables par leurs prix respectifs en fonction des grades.
Pour ajuster votre chiffre d’affaires, il vous suffit d’introduire une ultime variable : le taux de réalisation.
Le plus simple est de reprendre notre exemple de l’étape 1.
Si le chiffre d’affaires estimé à 37.800 € vous parait trop élevé, il vous suffit de le multiplier par un facteur inférieur à 1. Ce facteur correspond au taux de réalisation, c’est à dire la proportion de vos prix cibles que vous permet de recouvrer votre facturation.
Ainsi, à 90% de taux de réalisation, le chiffre d’affaires de XYZ sortira à 34.020 €.
Si au contraire le chiffre d’affaires estimé à l’étape 1 vous parait trop faible, vous pourrez le multiplier par un facteur supérieur à 1.
A 110% de taux de réalisation, le chiffre d’affaires ressort à 41.580 €.
A notre avis, plutôt que d’utiliser un taux de réalisation supérieur à 100%, il est préférable de rehausser les prix cibles à l’étape 2.
Conclusion
Le processus est maintenant terminé. Vous avez budgété vos principaux indicateurs de gestion (chiffre d’affaires, marge brute, EBE) sur tous vos axes analytiques et également par collaborateur.
C’est à cette base budgétaire qu’il va vous falloir procéder à des rapprochements tout au long de votre exercice pour vérifier la crédibilité de l’atteinte de vos objectifs.
Il est possible de rajouter une 5ème étape consistant calendariser ce budget et détaillant le rythme d’engagement des heures de production. On veillera alors à bien tenir compte de la saisonnalité de votre activité.