Plus une organisation est importante, avec des centres décisionnels déportés et un management distribué, plus il s’avère nécessaire de mettre en place des process de contrôle centralisé des opérations et de la performance.
C’est le rôle d’une fonction de contrôle de gestion en entreprise.
Votre contrôle de gestion sera plus ou moins significatif selon que vous soyez seul ou que votre cabinet compte une multitude d’associés, de métiers, de bureaux,…
Qu’est ce que le contrôle de gestion dans une activité de services ?
Comme dans d’autres natures d’activité, le contrôle de gestion en cabinet s’attachera à :
- L’élaboration des budgets et prévisionnels d’activité,
- La mesure de la performance,
- Le rapprochement de la performance réelle avec la performance budgétée et l’analyse des écarts.
Il sera également en charge :
- du contrôle des coûts,
- de l’analyse décisionnelle,
- et de l’amélioration des processus.
Dans une activité de service, l’unité d’œuvre principale est le temps.
Votre contrôle de gestion sera donc essentiellement axé sur le coût de revient et le prix de vente des services que vous proposez.
Voir : Les 7 indicateurs clés de mesure de la performance financière en cabinet ou agence.
Quels sont les bénéfices d’un contrôle de gestion efficace ?
Les bénéfices peuvent être de différentes natures :
Optimisation financière
La première visée évidente est l’optimisation financière.
Avec un contrôle de gestion efficace, vous identifierez les facteurs de surperformance et les zones de défaillances. Ces analyses pourront être menées :
- Par client
- Par métier
- Par bureau
- Par individu
- …
Vous chercherez naturellement à diffuser et généraliser dans vos méthodes les facteurs qui contribuent positivement à la performance, et à corriger les défaillances (par exemple en réhaussant vos prix sur une activité structurellement déficitaire).
Sérénité
Le contrôle de gestion sert grandement la sérénité d’une organisation et de ses dirigeants.
- Avec son rôle de prévision, il s’assure de la viabilité a priori.
- Avec son rôle de contrôle et d’alerte, il s’assure de la conformité au plan.
Toute divergence par rapport à un prévisionnel donne lieu, dans une contrôle de gestion efficace, à l’émission d’une alerte, à l’analyse des causes et à leurs corrections.
Il y a également un grand bénéfice à disposer en tout temps de l’information plutôt qu’avoir à la produire en urgence au moment où le besoin s’en fait sentir.
Comment mettre en place votre contrôle de gestion en 5 étapes ?
Pour parvenir à mettre en place un contrôle de gestion dans votre cabinet ou votre agence, voici les étapes qu’il vous faudra emprunter :
1) Lister l’ensemble de vos services et procéder à des regroupements analytiques
Une analyse de performance ne peut se faire que pour un ensemble cohérent, dans lequel les pratiques sont homogènes et les mesures s’envisagent de manière indifférenciées.
En expertise comptable par exemple, les regroupements analytiques traditionnels sont :
- Le métier (Expertise, Audit, Juridique, Social,…)
- Le bureau
- Les agrégations hiérarchiques ou commerciales, autour des associés et/ou des managers
2) Mise en place d'une grille de prix
Établir une grille de prix standardisée de ses ressources est fondamental pour toutes les entreprises, et les sociétés de service ne dérogent pas à la règle.
Ainsi, vous déterminerez le prix auquel vous souhaitez vendre les heures (ou les jours) de vos équipes en fonction de leur séniorité et donc en fonction du coût qu’elles représentent pour le cabinet.
Voir notre article sur la définition de vos tarifs.
Cette étape est cruciale car elle introduit les deux notions les plus fondamentales du contrôle de gestion en cabinet ou en agence : le taux d’activité et le taux de réalisation.
3) Automatiser l’information via la saisie des temps.
Comme nous l’avons établi précédemment, le temps est à la base du contrôle de gestion dans les activités de service. Si vos équipes saisissent leurs temps, vous avez fait 99% du travail.
Il vous reste à automatise la production de vos indicateurs clés de performance grâce à cette matière première qu’est la saisie des temps.
C’est précisément notre mission chez Peeramid, et vous pouvez trouver notre méthodologie détaillée dans notre Libre Blanc.
4) Suivre votre conformité en volume grâce au Taux d’activité
Pour créer de la valeur, vous avez besoin que vos équipes soient suffisamment occupées.
Si leur activité facturable n’est pas suffisante, vous ne couvrirez pas le salaire de vos collaborateurs.
Il est donc nécessaire de suivre la conformité du volume d’activité réel avec le volume d’activité qui a servi à la projection budgétaire et à la définition des prix.
5) Suivre votre conformité en valeur grâce au Taux de réalisation
Le taux de réalisation compare les honoraires effectifs rapportés aux temps valorisés au prix catalogues. Il s’exprime en pourcentage du prix catalogue :
- un taux de réalisation supérieur à 100% signifie une rentabilité supérieure à l’objectif
- un taux de 100% signifie une rentabilité conforme à l’objectif
- un taux sous la barre des 100% signifie que les honoraires sont inférieurs au prix catalogue du services. Dans ce cas, lorsque cela est possible, il convient de solliciter le client pour une facturation complémentaire en vue de rétablir le taux de réalisation à 100%
Si vous êtes conforme à vos prévisions en volume et en valeur, vous ne pouvez pas avoir de mauvaise surprise. Tout se déroule comme dans votre plan.
Conclusion
Le contrôle de gestion en cabinet ou en agence est essentiel, pour maximiser la performance financière et pour piloter de manière sereine votre organisation.
Il s’agit d’une démarche relativement simple à mettre en œuvre. Il faudra toutefois veiller à automatiser complètement la production de l’information pour que celle soit produite à un coût compétitif, sans une trop grande dépendance à l’intervention manuelle d’un ou plusieurs individus.
Une fois mise en place, c’est encore plus simple, puisqu’il existe bel et bien un Alpha et Omega du contrôle de gestion en cabinet : le taux d’activité et le taux de réalisation.