La génération automatique d’indicateurs clé de performance est tout à fait possible dans les activités de service.
Voir ici pour vous en convaincre.
Encore faut-il savoir quels indicateurs il conviendra de suivre…
Les indicateurs d’activité : détailler son chiffre d’affaires en volume et en prix
Le chiffre d’affaires un des indicateurs phare pour toutes les activités économiques.
Il est généralement la résultante d’un volume multiplié par un prix. C’est également la logique qui prévaut dans les activités tertiaires.
1) Le taux d’activité pour mesurer le volume d’activité
Le taux d’activité mesure la proportion du temps de vos équipes passé à des activités facturables (par opposition à des temps dits internes, tels la formation, la prospection commerciale, la disponibilité, l’archivage,…).
2 calculs sont possibles :
- le Taux d’Activité Congés Inlus (TACI)
Il s’agit du volume de temps facturable sur le volume de temps payé, qui inclut les congés payés.
- le Taux d’Activité Congés Exclus (TACE)
Il s’agit du même calcul, mais en excluant les jours de congés.
Nature | Durée (jours) |
Temps facturable | 10 |
Temps non facturable | 4 |
Congés | 7 |
Le TACI est de [10 / 21] = 48% et le TACE est de [10 / 14] = 71%.
En général, la plupart des organisation ont recours au TACE.
2) Le taux de réalisation pour vérifier la conformité à ses objectifs de prix
Le taux de réalisation compare les honoraires effectifs rapportés aux temps valorisés au prix catalogues.
Il s’exprime en pourcentage du prix catalogue :
- un taux de réalisation supérieur à 100% signifie une rentabilité supérieure à l’objectif
- un taux de 100% signifie une rentabilité conforme à l’objectif
- un taux sous la barre des 100% signifie que les honoraires sont inférieurs au prix catalogue du services. Dans ce cas, lorsque cela est possible, il convient de solliciter le client pour une facturation complémentaire en vue de rétablir le taux de réalisation à 100%.
Nature | Valeur |
Temps valorisés | 10.540 € |
Honoraires | 9.700 € |
Taux de réalisation | 92 % |
Il s’agit d’une autre modalité d’expression d’un boni ou d’un mali.
3) Le Taux Journalier Moyen (ou taux horaire moyen)
Il s’agit du prix moyen de vente d’une journée ou d’une heure de production.
Cette notion est intéressante mais moins actionnable que la notion de taux de réalisation, puisqu’elle induit des effets de mix significatif.
En d’autres termes, ce n’est pas parce que le TJM est élevé que la rentabilité d’une mission l’est nécessairement.
Mission A | Mission B | |
Producteur principal | Expert comptable | Junior |
Temps valorisés | 10.540 € | 4.000 € |
Honoraires | 9.700 € | 4.500 € |
Taux de réalisation | 92 % | 113 % |
Nombre de jours | 12 | 15 |
Coût journalier | 700 € | 200 € |
Marge | 1.300 € | 1.500 € |
Marge % | 13% | 33% |
TJM | 808 € | 300 € |
La mission produite par le collaborateur junior est plus rentable que la mission produite par le collaborateur expérimenté avec un plus fort TJM.
Il s’agit néanmoins d’une mesure simple, très utile à la comparaison (benchmark).
Il en est de même d’un 4ème indicateur d’activité : Le chiffre d’affaires par ETP
4) Chiffre d’affaires par personne (par ETP)
De la même manière, ce calcul de chiffre d’affaires par personne est un moyen de comparer rapidement la performance entre deux ensemble (deux cabinets différentes, deux métiers à l’intérieur d’un cabinet, deux individus,…).
La mesure des marges à 3 niveaux
Il est primordial de distinguer 3 niveaux de marge, avec des utilités distinctes.
5) la marge commerciale (ou marge standard)
La marge commerciale mesure la différence entre le chiffre d’affaires et le coût de production direct du service (uniquement le salaire)
Elle ne tient pas compte d’une éventuelle sur activité ou sous activité (voir l’exemple ci dessous).
Elle est classiquement exprimée en pourcentage du chiffre d’affaires.
6) La marge de production
La marge de production reprend la marge commerciale, auquel est rajouté le produit de sur activité ou la charge de sous activité.
Le plus simple pour comprendre la distinction est de prendre un exemple :
- prix de vente (TJM) de 500 €/ jours
- prix de revient standard 300 € / jours sur la base de 75% de taux d’activité réel.
Mois 1 | Mois 2 | TOTAL | |
Jours facturables | 20 | 10 | 30 |
Jours non facturables | 0 | 10 | 10 |
Taux de chargeable | 100% | 50% | 75% |
Chiffre d’affaires | 10.000 € | 5.000 € | 15.000 € |
Coûts standards | 6.000 € | 3.000 € | 9.000 € |
Marge commerciale | 4.000 € | 2.000 € | 6.000 € |
Salaire collaborateur | 4.500 € | 4.500 € | 9.000 € |
Marge de production | 5.500 € | 500 € | 6.000 € |
Delta (sur / sous activité) | 1.500 € | <1.500 €> | 0 € |
La différence majeure consiste donc à prendre en compte les temps non productifs structurels :
- ils sont pris en compte dans la marge commerciale
- ils ne sont pas pris en compte dans la marge de production.
7) La marge d’EBE (Excédent Brut d’Exploitation)
Il s’agit de la marge de production défalquée d’une quote-part de frais généraux.
Conclusion
Nous avons regroupé ces 7 indicateurs clé en deux catégories :
- les indicateurs d’activité
- les indicateurs de marge.
Sous réserve d’avoir correctement établi vos prix (vos taux standard de facturation, voir ici), l’essentiel du contrôle de gestion peut se résumer au suivi de deux indicateurs :
- Le taux d’activité pour vérifier la conformité en volume
- Le taux de réalisation pour vérifier la conformité en prix.
Par ailleurs, dans un dispositif idéal, on visera disposer de tous ces indicateurs clé pour l’ensemble des axes analytiques (voir notre article : La saisie des temps, un trésor analytique).