Le contrôle de gestion est essentiel pour la bonne santé financière et organisationnelle d’un cabinet d’expertise comptable.
Il permet d’optimiser les ressources, de suivre la rentabilité des missions et de prendre des décisions stratégiques éclairées.
Cependant, tous les cabinets ne sont pas au même stade de maturité en matière de contrôle de gestion.
Comment savoir si votre cabinet est à la pointe de la gestion, ou s’il y a encore des marges de progression ?
Voici une checklist en 10 points pour évaluer la maturité de votre contrôle de gestion.
1. Utilisation d’indicateurs clés de performance (KPI) adaptés
La première étape pour diagnostiquer la maturité de votre contrôle de gestion est de vérifier si vous disposez de KPI pertinents pour évaluer la performance de votre cabinet.
Les KPI doivent être adaptés à vos objectifs stratégiques.
En plus des indicateurs classiques de chiffre d’affaires et de marge, les deux impondérables du contrôle de gestion en cabinet sont le taux de chargeable et le taux de réalisation.
Questions à se poser :
- Suivez-vous des KPI spécifiques à votre activité comptable ?
- Ces KPI sont-ils régulièrement partagés et analysés au sein de l'équipe dirigeante ?
- Utilisez-vous les KPI pour ajuster vos stratégies et processus ?
2. Automatisation du contrôle de gestion
Un contrôle de gestion mature repose souvent sur des outils performants qui permettent l’automatisation des tâches récurrentes et des analyses.
Un système automatisé permet de gagner du temps, d’éviter les erreurs humaines, et d’avoir des données actualisées en temps réel.
Voir les 7 indicateurs de contrôle de gestion à automatiser.
Questions à se poser :
- Votre contrôle de gestion repose-t-il encore sur des feuilles de calcul manuelles ?
- Utilisez-vous un logiciel de contrôle de gestion intégré, capable de suivre les performances et la rentabilité en temps réel ?
- Les processus d’automatisation permettent-ils d’éviter au maximum les saisies manuelles ?
3. Précision dans la saisie des temps
La saisie des temps est la donnée centrale de pilotage dans un cabinet d’expertise comptable.
Si vos équipes n’enregistrent pas avec précision le temps consacré à chaque mission, vous risquez de fausser vos analyses de rentabilité.
Une saisie des temps imprécise rend difficile l’évaluation de la productivité, de l’efficacité et, en fin de compte, de la rentabilité de vos services.
Vous trouverez des ressources pour vous assurer de la qualité de la saisie des temps et pour engager vos collaborateurs dans cette pratique qui peut s’avérer bénéfique pour eux.
Questions à se poser :
- Les temps de travail sont-ils saisis de manière régulière et précise par tous les collaborateurs ?
- Est-ce que l’intérêt de la démarche de saisie et l’importance de l’effort collectif ont été expliqués et compris ?
- Analysez-vous régulièrement les données issues de la saisie des temps pour identifier les éventuelles inefficacités ?
4. Rentabilité par mission et par client
Un cabinet mature en termes de contrôle de gestion est capable de suivre la rentabilité non seulement de l’ensemble de son activité, mais aussi par mission et par client.
Une mission peut sembler rentable à première vue, mais générer des coûts cachés importants qui affectent la marge globale.
La capacité à segmenter la rentabilité permet de mieux identifier les missions et les clients les plus profitables ou au contraire ceux dont la marge doit être rehaussée.
Voir notre technique d’analyse d’un portefeuille client.
Questions à se poser :
- Avez-vous une vision claire de la rentabilité de chaque mission ?
- Analysez-vous la rentabilité par client pour évaluer l'intérêt de chaque relation ?
- Vos tableaux de bord financiers intègrent-ils cette segmentation des résultats ?
5. Maîtrise des coûts indirects
En plus de mesurer les coûts directs (salaires, charges sociales, etc.), un contrôle de gestion efficace doit tenir compte des coûts indirects comme les frais généraux, les coûts liés aux technologies utilisées, ou encore les coûts de formation.
Les cabinets qui n’intègrent pas ces coûts indirects risquent de sous-estimer leurs charges et d’affecter négativement leur rentabilité.
On veillera à utiliser des clés de répartition adaptées pour ne pas favoriser ou pénaliser certains centres de profit.
Questions à se poser :
- Les coûts indirects sont-ils systématiquement pris en compte dans vos calculs de rentabilité ?
- Utilisons-nous des méthodes fiables pour ventiler ces coûts entre les différentes centres de profit?
- Surveillez-vous régulièrement les variations de ces coûts indirects ?
6. Prévision budgétaire et ajustements en cours d'année
Un contrôle de gestion mature repose également sur des capacités solides de prévision budgétaire.
La mise en place d’un budget prévisionnel, avec des objectifs clairs, est une étape fondamentale.
Cependant, il est tout aussi important de procéder à des ajustements en cours d'année pour tenir compte des imprévus ou des changements de stratégie.
Questions à se poser :
- Avez-vous un processus formel de prévision budgétaire ?
- Le budget permet-il une comparaison facile et rapide avec le réel ?
- Les prévisions sont-elles ajustées en fonction des résultats observés ?
7. Implication des collaborateurs dans la gestion des performances
Un bon contrôle de gestion ne se limite pas à l'équipe dirigeante.
Pour être pleinement efficace, il doit impliquer les collaborateurs à tous les niveaux.
En partageant régulièrement les résultats et les objectifs avec les équipes, vous les aidez à mieux comprendre leurs rôles et à aligner leur travail sur les objectifs stratégiques du cabinet.
Questions à se poser :
- Les collaborateurs ont-ils accès aux données relatives à leur performance individuelle ?
- Les objectifs financiers et de rentabilité sont-ils clairement partagés avec l’ensemble des équipes ?
- Impliquez-vous les collaborateurs dans les discussions sur les performances et les ajustements stratégiques ?
8. Analyse comparative (benchmarking)
Les cabinets d’expertise comptable matures en contrôle de gestion effectuent régulièrement des analyses comparatives ou benchmarking.
Cela consiste à comparer leurs performances avec celles d’autres cabinets similaires pour identifier les bonnes pratiques et les axes d’amélioration.
On peut par exemple penser à comparer des indicateurs tels que le taux horaire moyen, le chiffre d’affaires par collaborateur, la croissance, la rentabilité, la cohérence des salaires,…
Questions à se poser :
- Utilisez-vous des benchmarks pour évaluer vos performances par rapport au marché ?
- Tirez-vous des enseignements de ces comparaisons pour optimiser votre gestion ?
- Intégrez-vous des indicateurs externes dans notre stratégie de contrôle de gestion ?
9. Utilisation d'outils de Business Intelligence (BI)
Enfin, un contrôle de gestion mature repose souvent sur des outils de Business Intelligence.
Ces outils permettent d’analyser de manière approfondie les données de gestion et de produire des rapports intelligents pour prendre des décisions stratégiques rapides et éclairées.
Questions à se poser :
- Utilisez-vous des outils de BI pour générer des rapports et analyser vos données de gestion ?
- Vos outils sont-ils intégrés aux autres systèmes comptables et financiers du cabinet ?
- L'utilisation de la BI vous permet-elle d'anticiper les tendances et de mieux prévoir les résultats futurs ?
Conclusion
Diagnostiquer la maturité de votre contrôle de gestion est une étape cruciale pour améliorer les performances globales de votre cabinet d’expertise comptable.
Grâce à cette checklist, vous pouvez évaluer votre situation actuelle et identifier les axes de progression.
Un contrôle de gestion efficace vous permet non seulement d’optimiser la rentabilité de vos missions, mais aussi d'améliorer l’implication de vos collaborateurs et votre qualité de vie (voir notre article sur la résolution du stress en milieu cabinet).